Ausschuss für Digitalisierung, Personal, Organisation und Gleichstellung

Start: 2026-05-19 16:02
Ende: 2026-05-19 18:06
Ort: InOffice, Lützowstr. 53, Lützowstr. 53, 45141 Essen, 1. OG R.1.30 "Stadion an der Hafenstr."

Tagesordnungspunkte (KI generiert)

Der Ausschuss für Digitalisierung, Personal, Organisation und Gleichstellung tagt am 19. Mai 2026 in Essen. Im öffentlichen Teil stehen unter anderem die Niederschrift der letzten Sitzung, Berichte zum Essener Systemhaus, ein Vierteljahresbericht für das erste Quartal 2026 sowie die strategische Neuausrichtung des Dokumentenmanagementsystems d.velop documents auf der Tagesordnung. Zudem werden Themen wie die Digitalisierungsoffensive der Ausländerbehörde, Personalkostenentwicklung und organisatorische Änderungen behandelt. Nicht-öffentliche Punkte umfassen Stellenbesetzungen in verschiedenen Fachbereichen.

Einfache Sprache (KI generiert)

Der Ausschuss trifft sich am 19. Mai 2026 in Essen. Es geht um Berichte zum Systemhaus und Digitalisierung. Auch Personalkosten und neue Software werden besprochen. Die Sitzung hat einen öffentlichen und einen nicht-öffentlichen Teil. Es werden Stellen in der Verwaltung besetzt.

TL;DR (KI generiert)

Die Ratsgruppe begrüßt die Neuaufstellung der digitalen Akte und die Digitalisierung der Ausländerbehörde, kritisiert aber bei Ersterer die nachträgliche Wirtschaftlichkeitsprüfung und mangelnde Anbieterunabhängigkeit sowie bei Letzterer das fehlende Monitoring des KI-Einsatzes; sie unterstützt die Übernahme der Nachwuchskräfte, sieht aber bei den Personalkosten die Tarifentwicklung als Hauptproblem; beim Änderungsantrag zu Baugenehmigungen fordert sie Technologieoffenheit und digitale Souveränität, scheiterte damit aber an der Mehrheit.

Bericht der Ratsgruppe

Der Digitalisierungsausschuss tagte am 19. Mai 2026 erstmals außerhalb des Rathauses — im InOffice an der Hafenstraße, der Ausbildungsfirma der Stadt Essen, die letztes Jahr beim Deutschen Personalwirtschaftspreis Platz 3 belegt hat. Inhaltlich ging es vor allem um zwei große Digitalisierungsprojekte, die angespannte Personalkostenlage und unseren Änderungsantrag zu schnelleren Baugenehmigungen.

Digitale Akte für die ganze Verwaltung (TOP 4)

Bis Ende 2028 sollen alle Fachbereiche der Stadt papierlos arbeiten. Nach den Problemen 2024 wurde das Projekt komplett neu aufgestellt: neue Projektleitung, neue Arbeitsweise, klarer Zeitplan. Kosten: rund 11 Mio. Euro über fünf Jahre.

Die Neuaufstellung halten wir für richtig. Drei Punkte haben wir kritisch angesprochen:

  • Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung wurde nach statt vor der Vorlage abgeschlossen — bei 5,7 Mio. Euro Mehrkosten gehört das umgekehrt.
  • Die Architektur sollte einen späteren Anbieterwechsel offenhalten, damit die Stadt nicht dauerhaft an ein Produkt gebunden ist.
  • Personalrat und Datenschutz müssen früh und systematisch eingebunden werden, nicht erst, wenn es Probleme gibt. Genau hier scheitern solche Projekte typischerweise.

Ergebnis: Kenntnisnahme.

Ausländerbehörde wird digitaler (TOP 8)

Mit 1,3 Mio. Euro Landesförderung wurden u.a. Self-Service-Terminals für biometrische Lichtbilder, neue Hardware, ein KI-Assistenzsystem für die Sachbearbeitung und eine 17-sprachige Übersetzung von essen.de umgesetzt. Außerdem läuft erstmals eine automatisierte Aktenabgabe bei Wegzug.

Beim KI-Assistenzsystem haben wir nachgehakt: Wenn ein System über Monate verlässliche Vorschläge liefert, besteht das Risiko, dass Mitarbeitende diese unter Zeitdruck nicht mehr substantiell prüfen. Die Verwaltung verwies auf verpflichtende Schulungen und ein Vier-Augen-Prinzip bei wichtigen Entscheidungen — eine systematische Auswertung über die Zeit gibt es bisher nicht. Das halten wir für eine sinnvolle Ergänzung.

Ergebnis: Kenntnisnahme.

Personalkosten und zwölfmonatige Wiederbesetzungssperre (TOP 9)

Die Personalkosten überschreiten 2025 den Plan um 89 Mio. Euro, für 2026 wird eine Überschreitung um 67 Mio. Euro prognostiziert. Treiber sind vor allem Tariferhöhungen und der Personalaufwuchs. Ab 1.6.2026 gilt eine zwölfmonatige Wiederbesetzungssperre für freiwerdende Stellen, Ausnahmen nur in zwingend notwendigen Fällen. Erwartete Einsparung: rund 20 Mio. Euro.

Wichtig: Das Bekenntnis zur unbefristeten Übernahme der 367 Nachwuchskräfte in diesem Jahr bleibt. Mit Blick darauf, dass in den nächsten Jahren rund ein Viertel der Belegschaft altersbedingt ausscheidet, ist das das richtige Signal.

Ergebnis: Kenntnisnahme.

Schnellere Baugenehmigungen — unser Änderungsantrag (TOP 12 / 12.1)

CDU und SPD wollen Bearbeitungszeiten in der Bauordnung durch "KI-gestützte Verfahren" verkürzen. Die Zielrichtung teilen wir, die Formulierung greift aber zu kurz: Für viele Schritte einer Baugenehmigung reichen einfachere, bewährte Technologien aus, die schneller einsatzbereit und günstiger sind als ein speziell entwickeltes KI-System.

Unser Änderungsantrag wollte zwei Dinge ergänzen:

  • Technologieoffenheit statt Verengung auf den Begriff "KI" — entscheidend sind Eignung, Wirtschaftlichkeit und Umsetzungsdauer.
  • Open Source und EU-Anbieter bevorzugt prüfen — das stärkt die digitale Souveränität der Stadt und reduziert die Abhängigkeit von einzelnen Herstellern.

Ironie am Rande: Im selben Ausschuss berichtete die Verwaltung ausführlich über erfolgreichen Einsatz solcher Standardtechnologien in der Ausländerbehörde — also genau das, was der Ursprungsantrag mit seinem KI-Fokus ausblendet.

Ergebnis Änderungsantrag: Dafür Volt/Die PARTEI und AfD, Enthaltung Linke und Grüne, dagegen die übrigen — damit abgelehnt. Der Hauptantrag wurde mit breiter Mehrheit empfohlen. Endgültige Entscheidung am 27.05. im Rat.

Kurz erwähnt

  • Zentralbibliothek Markt 5/6: Eröffnung am 24.10. geplant — einstimmig empfohlen.
  • Kommunales Integrationszentrum wechselt vom Geschäftsbereich des Oberbürgermeisters in den Geschäftsbereich 5 — einstimmig empfohlen.
  • Digitaltag am 26.06.2026, 10–15 Uhr, Volkshochschule und Burgplatz: rund 30 Programmpunkte, Vorstellung der neuen Essen-App, Beratung zum digitalen Ausweis. Infos unter https://www.essen.de/essenaktuell/digitaltag.de.html — Einladung an alle Essenerinnen und Essener.